Informácie s pridanou hodnotou
Manuál vyraďovania firemnej agendy v listovej forme
1. Vyraďujeme len agendu, ktorej uplynula lehota uloženia.
Ktorej agende uplynula lehota uloženia ????
Agende, ktorú už organizácia nepotrebuje pre svoju činnosť.
Lehoty uloženia tej ktorej agendy upravujú /napr. zákon o účtovníctve, bankový zákon, zákon o ochrane osobných údajov a pod./, existuje tiež register lehôt uloženie/LU/registratúrnych záznamov.
Príklad:
LU – faktúr 10 rokov
LU – pokladňa 10 rokov
LU – bežnej korešpondencie 3 – 5 rokov,
LU – agenda ľudských zdrojov 50 rokov.
Ideálne riešenie spočíva , ak vlastníte platný RP a P /registratúrny poriadok a plán/, ako internú normu pre správu registratúry Vašej firmy.
Vzorový RP a P si nájdete na internete.
Je výhodnejšie zveriť sa do odborných rúk /špecializované firmy- archivacia , sprava registratury , RP a P na nete./ Nie za veľké peniaze, Vám presne a v termíne do cca 30 dní „ušijú na mieru“ a zavedú do praxe Váš originál RP a P. Akciové spoločnosti a orgány verejnej správy majú svoje špecifiká pri zhotovovaní a odsúhlasení RP a P štátnym archívom.
Agende, ktorú už organizácia nepotrebuje pre svoju činnosť.
Lehoty uloženia tej ktorej agendy upravujú /napr. zákon o účtovníctve, bankový zákon, zákon o ochrane osobných údajov a pod./, existuje tiež register lehôt uloženie/LU/registratúrnych záznamov.
Príklad:
LU – faktúr 10 rokov
LU – pokladňa 10 rokov
LU – bežnej korešpondencie 3 – 5 rokov,
LU – agenda ľudských zdrojov 50 rokov.
Ideálne riešenie spočíva , ak vlastníte platný RP a P /registratúrny poriadok a plán/, ako internú normu pre správu registratúry Vašej firmy.
Vzorový RP a P si nájdete na internete.
Je výhodnejšie zveriť sa do odborných rúk /špecializované firmy- archivacia , sprava registratury , RP a P na nete./ Nie za veľké peniaze, Vám presne a v termíne do cca 30 dní „ušijú na mieru“ a zavedú do praxe Váš originál RP a P. Akciové spoločnosti a orgány verejnej správy majú svoje špecifiká pri zhotovovaní a odsúhlasení RP a P štátnym archívom.
2. Po uplynutí lehoty uloženia , nemôžeme zničiť /skartovať/ agendu bez vyraďovacieho konania.
Upravuje zákon 216/2007 Z.z. , ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395 /2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení
niektorých zákonov v znení zákona č. 515 /2003 Z.z.
V skratke, pôvodca registratúry /subjekt/ je povinný vyraďovať firemnú agendu minimálne jeden krát za 5 rokov. Agenda sa vyraďuje v súčinnosti štátneho archívu, alebo prostredníctvom tretej /oprávnenej /osoby.
V skratke, pôvodca registratúry /subjekt/ je povinný vyraďovať firemnú agendu minimálne jeden krát za 5 rokov. Agenda sa vyraďuje v súčinnosti štátneho archívu, alebo prostredníctvom tretej /oprávnenej /osoby.
3. Agendu vyraďujeme v súčinnosti štátneho archívu, na základe vyraďovacích zoznamov.
Samotné vyraďovanie: Telefonicky si zistíme do pôsobnosti ktorého archívu patríme.
Označené šanóny,archiv.boxy,alebo iné úložné jednotky máme pripravené na vyradenie..napr.účtovnú agendu môžeme vyradiť až po rok 2004 /vrátane/.Následne vyplníme návrh a zoznamy na vyradenie registratúrnych návrhov /viď prílohy/.
Zoznamy vytvoríme položkovite podľa vecných skupín so znakom hodnoty „A“ – archívny dokument a bez znaku hodnoty „A“- spis s vymedzenou výpovednou hodnotou./napr. účtovný doklad, zmluvy, korešpondencia/.
Označené šanóny,archiv.boxy,alebo iné úložné jednotky máme pripravené na vyradenie..napr.účtovnú agendu môžeme vyradiť až po rok 2004 /vrátane/.Následne vyplníme návrh a zoznamy na vyradenie registratúrnych návrhov /viď prílohy/.
Zoznamy vytvoríme položkovite podľa vecných skupín so znakom hodnoty „A“ – archívny dokument a bez znaku hodnoty „A“- spis s vymedzenou výpovednou hodnotou./napr. účtovný doklad, zmluvy, korešpondencia/.
4. Na základe rozhodnutia príslušného štátneho archívu, nasleduje zničenie agendy /skartácia/ a následná recyklácia suroviny.
Bolo nám doručené rozhodnutie príslušného štátneho archívu o možnosti zničenia navrhovanej agendy.
Agendu doporučujeme bežne skartovať stupňom utajenia DIN32757-1 a následne recyklovať.
A nezabudnime na povinnosť vyraďovať firemnú agendu každých 5 rokov.
Agendu doporučujeme bežne skartovať stupňom utajenia DIN32757-1 a následne recyklovať.
Rozhodne nedoporučujeme vyviesť predmetnú agendu do zberného dvora bez legálnej skartácie..hrozí únik citlivých a osobných údajov.
Protokol o legálnej skartácií si dôsledne uložíme.
A nezabudnime na povinnosť vyraďovať firemnú agendu každých 5 rokov.
Bratislava 09.02.2015